HURMA не лише покращує ефективність, але й спрощує комунікацію

Чим більша компанія — тим більше завдань у рекрутинг і HR-департаменту. Тому тримати руку на пульсі може бути досить непросто. Та кому як не HRD компанії з понад 700 фахівцями краще знати про всі ці виклики та практичну користь автоматизації? Тож ми поспілкувались з такою людиною, щоб поділитися досвідом використання HURMA.

Зміст

Про компанію
Чому обрали HURMA?
Як HURMA допомагає HR-фахівцям?
Як з HURMA змінився рекрутинг?
Підсумки

Про компанію

Компанія-лідер на ринку логістики та вантажоперевезень з понад 10 річною історією у сфері. Крім цього, вони пропонують підтримку бек-офісу для водіїв, а також розробку програмного забезпечення для логістичного сектору. Штат фахівців постійно зростає й наразі у компанії працює понад 700 спеціалістів.

Першочергово компанія була сфокусована на активному розширені, тому основна увага приділялась рекрутменту. Однак паралельно зі збільшенням штату, почала виникати потреба в окремому HR-департаменті та автоматизації робочих процесів. 

Поняття автоматизації не було новим для співробітників, адже у компанії давно використовували ERP систему для організації основної діяльності — логістики. Однак, на жаль, наявний інструмент зовсім не покривав питання HR та рекрутменту. Тому усі процеси велися у різних документах, табличках та навіть чатах. 

Чому обрали HURMA?

Андрій, HRD

«У процесі пошуку ми проглядали багато як іноземних, так і українських інструментів. І спочатку обрали систему, яку на той момент, мені здається, нам радили майже всі. Однак доволі швидко ми почали помічати, що вона не справляється з масовим наймом. Система, яка мала полегшити життя рекрутерам, навпаки створювала постійний стрес через купу технічних багів».

З часом команда компанія почала розглядати інші ATS, звертаючи більше уваги на можливість витримати великі навантаження, зручність інтерфейсу тощо. Також важливими критеріями була наявність блоку HRM та можливість перенести вже наявну велику базу кандидатів зі старої платформи. Після детального дослідження та тестування декількох систем, компанія зупинилась саме на HURMA.

Як HURMA допомагає HR-фахівцям?

Команда використовує майже всі можливості системи. HURMA використовують як HR-фахівці, так і рекрутери. Та Андрій поділився, що у системі є функції, які команда використовує найчастіше.

Облік відсутностей без зайвого стресу

Будь-якому HR важливо тримати під контролем робочу рутину, особливо якщо вона впливатиме на працівників. Найскладнішим для приборкання аспектом є облік відпусток та лікарняних, адже він вимагає багато комунікації та уваги. Часто запити губляться у листуванні чи при неправильному перенесенні у табличку, створюючи зайвий стрес та вимагаючи додаткового часу.

У HURMA будь-який співробітник може створити запит на відсутність всього у декілька кліків, а після апруву менеджера вся інформація буде автоматично збережена у системі.

Легка візуалізація структури

Структура — це функція HURMA, яка дозволяє легко візуалізувати усю внутрішню ієрархію. Завдяки йому нові та чинні співробітники легко можуть знайти інформацію про команду, керівників відділів, колег тощо. 

Андрій, HRD

«Коли у компанію з понад 200 людей приходить новачок, йому дуже складно запам’ятати усіх колег. Тому відмальована оргструктура допомагає краще закріпити цей момент та за потреби швидко знайти інформацію про людину».

Найкращий помічник HR — ланцюжок завдань 

Завдяки інструменту «Сценарії» HR-спеціалісти можуть налаштувати ланцюжок завдань майже під будь-який процес. Для цього використати наявні шаблони або ж створити власний сценарій. Функція запускає ланцюжок, який крок за кроком надсилає виконавцям завдання. В інтерфейсі ви зможете бачити статус виконання задачі, тож більше не доведеться переживати, що хтось забуде надіслати новачку техніку чи створити інвайт на зустріч.

Андрій, HRD

«Інструмент «Сценарії» дуже допомагає налаштувати кроскомандну взаємодію. Візьмемо до прикладу процес офбордингу, в який у нас залучено дуже багато людей з різних відділів. Раніше цей процес ми організовували у чаті, де кожен відповідальний співробітник отримував задачі. Зараз усе зібрано в одному місці, де фахівці можуть зручно відстежувати саме свої завдання».

Як з HURMA змінився рекрутинг? 

Зручна робота з кандидатами

Наочна візуалізація процесу рекрутингу, чітке розуміння усіх етапів та зручний кастомізований процес  роботи з кандидатом — це лише частина переваг роботи з модулем рекрутингу у HURMA.

Новий кандидат автоматично потрапляє на kanban-дошку у розділі «Вакансії», а далі рекрутер самостійно переміщує його по воронці. Також у системі є можливість прив’язати автоматичне надсилання листів при переході кандидата на певний етап, обираючи серед наявних шаблонів або завантажуючи власний текст. 

Крім цього, HURMA полегшує комунікацію з наймаючим менеджером вакансії та іншими технічними спеціалістами, адже уся інформація знаходиться в одному місці й за необхідністю статистику по вакансії чи коментарі за результатами співбесіди можна переглянути прямо у системі.

Андрій, HRD

«Раніше для того, щоб передати кандидата на технічне інтерв’ю, необхідно було зібрати з різних джерел CV та коментарі рекрутера, а зараз ми можемо просто дати посилання на HURMA».

Полегшена взаємодія з внутрішніми кандидатами

Андрій, HRD

«У нас часто є внутрішні вакансії й для пришвидшення комунікації ми використовуємо «Кар'єрний сайт». Він дозволяє створити сторінку вакансії прямо у HURMA, посиланням на яку ми ділимось з колегами у чаті й одразу можемо обробляти усі відгуки».

Також під час внутрішнього найму ви можете легко пригадати кар’єрний шлях кожного фахівця. У системі зберігається резюме, коментарі рекрутерів зі співбесід, загальна інформація про навички, а також зміни у кар’єрі протягом роботи у компанії.

Оптимізація робочої ефективності

Один з ключових аспектів добре організованих робочих процесів — це їх прозорість та доступність для співробітників. Часто компанії мають прописаний регламент, однак він зберігається в окремих документах, які не зручно переглядати при роботі.

Андрій, HRD

«HURMA допомагає дисциплінувати співробітників, адже вони чітко бачать усі процеси, у які залучені. А новачкам у HR-відділі система допомагає швидше зрозуміти регламент, алгоритм роботи з певними задачами, свій розклад та багато іншого».

Використовуючи HURMA ви можете бути впевнені, що усі співробітники знаходяться на одній хвилі та добре розуміють особливості роботи вашої компанії. Це позитивно впливає на використання робочого часу та загальну ефективність.

Підсумки

HR та рекрутмент відділи у компанії продовжують невпинно розвиватися та автоматизовуватись. А HURMA залишається надійним помічником у цьому. Завдяки впровадженню системи за два роки компанії вдалося покращити загальну ефективність, а також позитивно вплинути на комунікацію не лише з кандидатами, а й з членами команди.

Сподобався кейс? Залишайте заявку на демо і ми допоможемо досягти максимальних успіхів з автоматизацією рекрутингу та HR-задач.